BAB 1 Sistem Akuntansi

BAB I

SISTEM AKUNTANSI

DEFENISI SISTEM

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari defenisi diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertiaan umum mengenai sistem sebagai berikut:

1.      Setiap unsur terdiri dari unsur-unsur

2.      Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan

3.      Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan

4.      Suatu sistem merupakan bagian dari sisteem lain yang lebih besar.

Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

SISTEM AKUNTANSI

           

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Unsur suatu sistem akuntansi secara pokok adalah:

1.      Formulir

Formulir merupakan dolumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga di sebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.formulir sering di sebut dengan media, karena media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar  dan cek.

            Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukan data kedalam sistem pengolan data.

2.      Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.

3.      Buku Besar

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

4.      Buku Pembantu

Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu dirinci lebih lanjut menurut nama debitur yang jumlah nya 60 orang, dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi rekening-rekening pembantu piutang kepada setiap debitur.buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir yang berarti tidak ada catanan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku tersebut, selmjutnya adalah penyajian laporan keuangan.

5.      Laporan

Hasil akhir akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari defenisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar:

Ø  Menulis

Ø  Menggandakan

Ø  Menghitung

Ø  Memberi kode

Ø  Mendaftar

Ø  Memilih (mensortasi)

Ø  Memindah

Ø  Membandigkan.

KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

            Sistem informasi adalah salah satu sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.

Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok (information system building block)

Masukan	Model	Keluaran
teknologi	Basis Data	pengendalian

Gambar Blok Bangunan Sistem Informasi

Berikut uraian pengertian masing-masing blok bangunan sistem informasi tersebut:

v  BLOK MASUKAN ( input block )

Masukan adalah data yang dimasukan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkapn dan memasukan data tersebut kedalam sistem. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan. Cara untuk memasukaan kedalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari, papan ketik dll.

Contoh: untuk menghasilkan laporan penjualan perjenis produk transaksi penjualan dan retur penjualan merupakan masukan. Data tanggal transaksi , jenis produk, kuantitas yang dijual, harga jual satuan, nama pelanggan. Media yang digunakan untuk memasukan data dapat berupa formulir faktur penjualan yang mempunyai format dan aturan tertentu untuk pengisiannya.

v  BLOK MODEL ( Model Blok )

Blok model terdiri dari logico-mathematical model yang mengelola masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.

Contoh:  a) pengelolaan data pendapat dan biaya untuk menghasilkan laporan rugi laba memerlukan logico-mathematical model yang sederhana yaitu

Laba = Pendapatan – Biaya

Model sederhananya:

            Transaksi penjualan kredit tanggal                                                      XX

            Transaksi retur penjualan kredit tanggal                                 XX

            Transaksi penerimaan kas dari piutang tanggal                       XX  +

           

            Jumlah pengurangan piutang                                                              XX  _

            Saldo piutang                                                                                      XX

           

v  BLOK KELUARAN ( Output Block )

                                                   

Adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai interen maupun pemakai luar organisasi. Keluaran sistem informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban atas suatu pertanyaan, pesan, perintah, hasil suatu pengambilan keputusan yang diprogram, skenario dan simulasi, dan aturan pengambilan keputusan. Mutu yang harus melekat adalah ketelitian, ketepatan waktu dan relevasi. Media yang dipakai berupa; layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), microfilm.

v  BLOK TEKNOLOGI ( Technology Block)

                                               

Dalam sistem informasi berbasis komputer teknologi terdiri dari 3 komponen:

Komputer dan penyimpanan data di luar ( auxiliay storage), telkomunikasi, dan perangkat lunak (sofware).

Contoh: untuk menghasilkan informasi penjualan harian, suatu restaurant menggunakan teknologi berupa register kas ( cash register). Mesin yang digunakan mampu membuat ringkasan sampai dengan 20 macam jenis makanan dan minuman yang dijual.

v  BLOK BASIS DATA (Data Base Block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data secara fisik berupa media untuk menyimpan data seperti kartu buku besar, pita mengetik, disk, diskette, kaser, kartu mengetik, chip, dan mickrofilm. Basis data secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan. Basis data dapat dipandang secara logis dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitiaan, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

v  BLOK PENGENDALIAN ( Control Block)

Beberapa cara yang perlu dirancang untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi adalah;

1.      Penggunaan sistem pengelolaan catatan

2.      Penerapan pengendalian akuntansi

3.      Pengembangan rancangan induk sistem informasi

4.      Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya

5.      Penerapan prosedur sleksi karyawan

6.      Pembuatan dokumentasi lengkap tentng sistem informasi yang digunakan perusahaan

7.      Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik

8.      Pembuatan sistem penunjang

9.      Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat pengaman pengendalian akses ke dalam sistem informasi.

SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

            Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari:

v  Sistem Akuntansi Pokok

Sistem akuntansi dalam perusahaan manufaktur terdiri atas formulir dan dokumen (business papers), jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan. 

Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipake sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu). Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang dicantumkan didalam dokumen sumber. Pencatatan dalam catatan akuntansi merupakan keluaran berbagai sistem berikut ini:

1)      Sistem akuntansi piutang

Dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang

2)      Sistem akuntansi utang

Dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya utang dan berkurangnya utang

3)      Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gajih dan upah karyawan dan pembayarannya

4)      Sistem akuntansi biaya

Dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya

5)      Sistem akuntansi kas

Dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas

6)      Sistem akuntansi persediaan

Dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan digudang

7)      Sistem akuntansi aktiva tetap

Dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap.

TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

§  Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

§  Untuk memperbaiki informasi yang dihasikan oleh sistem yang sudah ada

§  Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecek intern

§  Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi

TIPE PENUGASAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

            Penugasan pengembangan sistem akuntansi dapat berbentuk:

1.      Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang lengkap

2.      Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan bisnis yang baru,

3.      Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan.

Pengembangan sistem akuntansi baru yang lengkap mencakup pengembangan berbagai sistem berikut ini:

a.       Sistem akuntansi pokok yang terdiri dari perancangan klasifikasi dan kode rekening buku besar, perancang klasifikasi dan kode rekening berbagai buku pembantu, perancang berbagai buku jurnal, perancang berbagai laporann keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.

b.      Sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, penggajian dan persediaan, aktiva tetap.

SIAPA YANG HARUS MENGERJAKAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Biasanya dikerjakan olehanalisi sistem yang bekerja dalam perusahaan atau profesi akuntan publik. Analisis sistem adalah orang yang memiliki keahlian dalam menggabungkan berbagai blok bangunan sistem informasi menjadi suatu bangunan sistem informasi. Dalam perusahaan biasanya ada unit organisasi atau departemen informasi. Jika dalam perusahaan tidak membentuk ini maka biasanya di serahkan pada profesi akuntan publik.

SISTEM AKUNTANSI UNTUK MELAKSANAKAN BISNIS

            Cancelled Check

yaitu cek yang telah diterima kembali oleh pembuat cek (check issuer) melalui sistem perbankan, setelah cek digunakan sebagai alat pembayaran. Voided check adalah cek yang rusak dan dibatalkan oleh pembuat cek sebagai alat pembayar.

            COD sale

Cash on delivery sale berbeda dengan over-the-counter sale. over-the-counter sale adalah sistem penjualan yang pembeli datng keperusahaan, melakukan pemilihan barang, melakukan pembayaran harga barang ke kasa, dan menerima barang yang dibeli. Sedangkan COD sale berarti pembeli dapat  menerima barang dari kantor pos penerima,

            Unattended Gasoline Station

Adalah tempat penjualan bensin yang tidak dijaga oleh orang. Pembeli yang melakukan pembelian ketempat ini adalah pembeli yang berlangganan kartu kredit ke perusahaan pengelola tempat penjualan bisnis ini.

            Bisnis Kartu Kredit ( credit card business)

Pada dasar nya adalah bisnis yang menjual jasa penagihan kepada perusahaan-perusahaan penjual barang dan jasa melalui sistem penagihan  (billing system). Manfaat dari bisnis ini; perusahaan penjual barang dan jasa memperoleh manfaat dapat memperbesar volume penjualan karena meraka dapat menarik konsumen untuk mengonsumsi sekarang pendapatan yang akan diperolehnya dimasa yang akan datang. Kemudian konsumen memperoleh manfaat dapat mengkonsumsi sekarang pendapatan yang akan mereka peroleh dimasa yang akan datang.

HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 

Sistem Informasi Manjemen

Manajemen perusahaan menjalankan bisnis perusahaan dengan menggunakan sistem informasi yang disebut sistem iformasi manjemen untuk memasarkan produk, dan jasa yang dihasilkan perusahaan,manajemen menggunakan sistem ninformasi pemasaran. Sistem informasi ini menghasilkan informasi yang dapt digunakan manajer  untuk pengambilan keputusan.